学校尽量少开会,实在要开,就得这样开

你是否听到,老师们对那一周一次或两周一次的教师例会发出的抱怨?你是否看到,当偶尔宣布取消一次教师例会时,老师们如释重负的表情?你是否意识到,会议是学校文化的一个重要部分?

管理学大师德鲁克说过,例会开得好,会给企业带来收益,反之,会带来负面影响,还不如不开。不仅是教师,有许多校长也抱怨:自己也要参加很多无聊冗长的会议,身不由己,厌恶也无济于事,能做的就是忍,忍,忍。然后回到自己的学校,将这样一套会议文化继续复制,上演,让教师们也苦不堪言。有什么方法能让学校的会议室绽放光彩呢?请往下看:

一、诊断

学校会议文化究竟如何?校长们不妨对号入座令人厌烦的会议往往有这4个特点:

1.缺乏目的和焦点;

2.会议流程不清楚或者完全没有;

3.强势的参会者(往往是领导)利用会议作为个人“宣泄”的平台,只表达或接纳符合自己利益的观点,全然不顾其他参会人员的感受和想法;

4.主持差劲,平淡乏味,形式主义。

一个高效的会议必须具备的3个基本要素:

1.拥有明确的目标;

2.将有共同利益的人们集中起来,以实现这个目标;

3.产生改变。

一个好的会议是建立在目标导向,并落实在行动之上的。它不是一个喝茶聊天的清谈俱乐部,而应是能够改变现状、具有生产力的机制。开会都是有效的吗?学校里举办的大大小小的会议除了占用彼此的时间,例行公事之外,很多都没什么开会的必要。

李希贵校长任山东省滩坊市教育局长时,曾和同事们一起调查了37所学校一个学期的办公会。他拿出其中两所小学、两所初中和两所高中办公会进行了分析。发现6所学校在一个学期总共开了101个办公会,而这101个办公会中纯粹用来汇报、布置任务的办公会有79个,占78.2%,与课程建设和教学研究相关的会议比例极低。李希贵进一步分析后得出了这样的结论:

1.发现这些学校研究的工作全是常规工作。

2.常规工作不应该开会,而应落实到流程化的制度去“自动”解决

3.如果一所学校开会都研究常规问题,要么这是一所全新的学校,要么就是学校管理有问题

4.理想学校从来不会将开会视为常规

二、目标

好会议都是从设置目标,澄清意义开始。有老师抱怨,经常会冷不丁收到领导的短信,通知下午5点到办公室开会,什么也没说,让人一头雾水,去了之后也不知道要讨论多久,环节如何,只感到压力和焦躁。也许,很多时候,校长开会正是因为自己也没想好,而这几个问题恰恰是校长召开会议之前必须花3分钟问自己的:

1.为什么有必要开会?

2.谁认为有必要开这个会?

3.想得到的会议成果是什么?

4.如果没有达成目标,会发生什么?

5.什么有助于会议成功进行?

6.你邀请的参会者与实现这个目标的利益相关吗?

7.你把此次会议的背景信息和要商议的问题明确告知参会者了吗?

想清楚这几个问题,再决定是否有开会的必要。

三、策划

走心的会议,就是这样精心策划出来的。这是中国教育报曾报道的四川屏山学苑街小学的案例: 这所学校把教师例会设置为书香校园、有事说事、且教且思、校长讲故事四个版块,而且严格规定版块时长,整个会议控制在30分钟左右。

“书香校园”栏目:5-10分钟,由一个教师讲述自己最近的读书感受,跟大家分享体会、交流心得。目的:营造良好的读书氛围,让阅读这一教师最好的修炼方式渗透到教师日常生活中,而且避免了读书成为一种应景式的做秀。

“有事说事”栏目:5 分钟,发布学校最近的重要事、特别事,要求发言者直奔主题,句句干货,让教师很快明白为什么干、干什么、怎么干,因此会前对发言内容要有思考,可说可不说的、无关紧要的、正确的废话都不说。目的:节约时间,提高开会的效率。

“且教且思”栏目:5-10 分钟,一名教师上来交流自己对教育教学的思考,可以是自己的经验和智慧,也可以是教育教学中遇到的难题和困惑。目的:让原本令人生厌的教师会变成了经验分享会、才华展示会、专业成长会。

“校长讲故事”栏目:5 分钟,由校长或副校长讲学校故事,内容涉及方方面面,通过一个故事传递某种思想和理念,给教育教学工作带来思考、启迪或借鉴。有人说过,有智慧的校长大脑里要装很多故事,要善于讲故事,把自己想说得通过故事来讲出来。

江苏翔宇教育集团也将例会分为四个板块:艺术鉴赏、师德宣讲、业务学习、工作讲评,每次控制在40分钟。实施的效果也是极受老师欢迎,尤其是受当下年轻教师的喜爱。

我们发现,这些例会的共同特点就是:平等开放,主题集中,流程清晰,严格控制时间。

四、原则

优秀的会议主持者需要知道的10大原则

1.“不责备”

在解决复杂问题时,要让紧张情绪蔓延成为责备是很容易的,但责备就是浪费精力。你可以把这些精力更有效地转化为积极的改变,让你的会议环境没有责备。

2.准时是一种美德

坚守你的时间表,准时是一种被忽视的美德,如果不在你通知的时间开始,那么会议就打下了消极的情绪基调。另外,如果会议结束早,没人会抱怨;但如果会议超时,你就是在拉仇恨了。

3.在会议中使用积极的语言

当气氛比较压抑,大家感到低沉的时刻,我们都需要积极的情绪去感染彼此。不需要过分乐观而忽视现实,但可以用积极的语言去回应彼此,去谈论可以实现的目标,做不到的事情就不说。

4.澄清你的战略和目标

好的校长要会讲故事,建立愿景,传达使命。如果战略和目标能通过你被清晰地定义和表述,那么就能帮助大家聚焦在真正优先的事务上,而不是让大家越跑越偏,甚至感到孤立无援。

5.只邀请利益相关人士参加会议

利益无关的人除了聆听之外,其实并无实质性的贡献,只邀请与话题相关的人员出席,是对他们负责,也是对解决这件事情负责。

6.关注行动,聚焦改变

人们最后能记住的,是有目标感和控制感的事物,落实到行动和具体的职责就是在强化目标,赋予控制感。关注行动,是会议内容最终的落脚点,而改变只可能在行动中发生,否则会议就没有了意义。

7.尽可能降低大家参会的成本

会议和任何一个预算规划一样,有成本也有收益。尽量降低大家参与的成本,比如协调好方便的时间,选择好适宜的环境,许多细节都应该考虑进来。

8. 给予存在感、理解和肯定

保持自信和专注,鼓励积极的发言。即使对方发言不是很好,也要给予一定的回应,或是点头示意,或是总结概括,当你把每个人都看作能够独立思考、行动生长的个体时,这对周围人带来的影响,会让你感到惊讶。

9.别把自己看得高高在上

总有一些与会者喜欢专权独断,要么坚信只有自己是真理的代言人,要么就爱干扰别人发言,专门挑刺。你的眼睛里要看到别人,同时尽量做一个客观的中立者,去维护会议的纪律。

10.态度要坚决而明确

校长作为会议召集者要对会上出现的一切情况负责。很多时候出现糟糕的局面,都是因为你态度不明确,忍让与会人员的结果,怕自己态度过于强硬招人嫌也是不明智的。软弱不能换来信赖,态度坚决或许最初会招致反感,但随着会议进行,大家理解了你的想法,才会尊重你。

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